1. Rekisterinpitäjä
Vieskan Voima ry, Ylivieskassa toimiva urheiluseura.
- Y-tunnus: 0195264-4
- Yhteydenotot: kirjallisesti seuran puheenjohtajalle tai johtokunnalle
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Seuran puheenjohtaja tai johtokunta. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt esitetään kirjallisesti, ja ne käsitellään johtokunnassa.
3. Rekisterin nimi
Vieskan Voiman jäsenrekisteri. Jäsenrekisteriä ylläpidetään Suomisport-palvelussa (suomisport.fi), jonka tarjoaa ja jota ylläpitää Suomen Olympiakomitea ry. Suomisport toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu jäsensuhteen ja/tai muun sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on:
- jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenmaksujen luonti sekä lisenssien ja vakuutusten hallinta;
- harrastajien kanssa kommunikointi;
- kilpailuihin ja lajiliittoihin liittyvä toiminta (ilmoittautumiset, kilpailuluvat);
- toiminnan ja palveluiden kehittäminen sekä tilastointi;
- yhdistyksen omien tapahtumien viestintä ja sen kohdentaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Suomisport-palvelun Sporttitilillä kerättävät tiedot (Suomen Olympiakomitea ry rekisterinpitäjänä Suomisport-palvelun osalta):
- Nimi
- Henkilötunnus
- Kansalaisuus
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Jäsenyyteen, lisensseihin, vakuutuksiin, maksuihin ja tapahtumailmoittautumisiin liittyvät tiedot
Jos rekisteröity hoitaa asioita huollettavansa puolesta, vastaavat tiedot kerätään myös huollettavasta. Henkilötunnusta käsitellään Suomisportissa vain henkilön yksilöintiin (Tietosuojalaki 1050/2018, 29 §), eikä seura näe tai käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia.
Seuran itse keräämät tiedot (Vieskan Voima ry rekisterinpitäjänä):
- Harrastusryhmä
- Vaatekoot, jotka kerätään erillisellä lomakkeella yhteisiä varuste- ja asustetilauksia varten
- Kilpailevilta harrastajilta tarkka syntymäaika ja paino kilpailuilmoittautumisia ja painoluokkia varten
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai heidän huoltajiltaan. Sporttitilin tiedot kerätään Suomisport-palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Seuran itse käsittelemät tiedot, kuten vaatekoot, kerätään erillisillä lomakkeilla esimerkiksi varuste- ja asustetilausten yhteydessä.
7. Lomakkeilla kerättävät tiedot
Seura kerää osan tiedoista omilla lomakkeillaan toimintansa yhteydessä. Kullakin lomakkeella ilmoitetaan tietojen käyttötarkoitus, ja lomake viittaa tähän selosteeseen.
Vaatekoko- ja varustetilauslomake. Lomakkeella kerätään nimi, yhteystiedot ja vaatekoko yhteisten varuste- ja asustetilausten tekemistä ja toimittamista varten. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun (tilausten toteuttaminen jäsenille). Tarvittavat tiedot voidaan luovuttaa tilauksen toimittajalle tilauksen toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan, kun tilaus on toteutettu eikä niitä enää tarvita; tilaukseen liittyvää kirjanpitoaineistoa säilytetään kuitenkin kirjanpitolain edellyttämän ajan.
Kilpailuilmoittautumislomake. Lomakkeella kerätään nimi, syntymäaika/ikä ja paino (painoluokkaa varten) sekä tarvittavat yhteystiedot kilpailuun ilmoittautumista varten. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun kilpailutoiminnan järjestämiseksi. Ilmoittautumisen edellyttämät tiedot (esimerkiksi nimi, painoluokka ja syntymäaika) luovutetaan kilpailun järjestäjälle ja tarvittaessa lajiliitolle. Alaikäisen osalta tiedot antaa ja ilmoittautumisen tekee huoltaja. Tiedot säilytetään kilpailutapahtuman edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä.
8. Tietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriä ylläpidetään Suomisport-palvelussa, ja säilytys noudattaa Suomisportin käytäntöä:
- Seuralla on oikeus käsitellä jäsenen henkilötietoja Suomisportissa palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla, jonka jälkeen seuralla ei ole enää yhteyttä henkilön Sporttitiliin.
- Tämän jälkeen henkilötiedot jäävät henkilön omalle Sporttitilille, jota hän hallinnoi itse My Data -periaatteen mukaisesti.
- Tietojen poistamista koskevat pyynnöt esitetään kirjallisesti seuran puheenjohtajalle tai johtokunnalle. Lisäksi Suomisport poistaa automaattisesti niiden Sporttitilien henkilötiedot, joilla ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen, ja rekisteröity voi pyytää Sporttitilinsä poistamista siirtymäaikojen päätyttyä suoraan Suomisportista osoitteesta suomisport@olympiakomitea.fi.
Maksuihin ja tilauksiin liittyvää kirjanpitoaineistoa säilytetään erikseen kirjanpitolain edellyttämän ajan (tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä) riippumatta edellä mainitusta.
9. Tietojen luovutukset ja siirrot
- Henkilötietoja käsitellään Suomisport-palvelussa (Suomen Olympiakomitea ry) rekisterinpitäjän lukuun käsittelijänä.
- Tietoja voidaan luovuttaa lajiliitoille.
- Kilpailevista harrastajista luovutetaan kilpailujen järjestäjille tarpeellisia tietoja, esimerkiksi nimi, painoluokka ja syntymäaika.
- Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin yhdistyksen ulkopuolelle.
Tietojen käsittelyyn Suomisportissa sovelletaan Suomen Olympiakomitean tietosuojakäytäntöjä: Suomisport – Tietosuojaseloste. Mahdollisista siirroista EU/ETA-alueen ulkopuolelle huolehditaan tietosuoja-asetuksen edellyttämin suojatoimin.
10. Tietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne yhdistyksen toimijat, joilla on tehtäviensä puolesta tarve käsitellä tietoja. Pääsy palveluihin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa sekä mahdollista monivaiheista tunnistautumista. Tiedot säilytetään palveluissa, jotka on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin (mm. pääsynhallinta ja salaus).
11. Microsoft 365 -ympäristö ja Microsoft Entra ID
Seuralla on käytössään Microsoft 365 -ympäristö toiminnan organisointiin sekä Microsoft Entra ID käyttäjätunnusten ja kirjautumisen hallintaan. Näiltä osin henkilötietoja käsitellään seuraavasti:
- Käyttäjätunnukset ja kirjautuminen: Microsoft Entra ID:hen luodaan käyttäjätili niille toimijoille (mm. johtokunta, vapaaehtoiset ja muut valtuutetut), jotka tarvitsevat pääsyn seuran järjestelmiin. Tilin yhteydessä käsitellään esimerkiksi nimeä, sähköpostiosoitetta/käyttäjätunnusta, tilin tunnistetietoja sekä kirjautumis- ja käyttölokeja.
- Microsoft 365 -palvelut: Ympäristössä voidaan käsitellä henkilötietoja seuran viestinnässä ja yhteistyössä, kuten sähköpostissa (Outlook/Exchange), Teamsissa sekä tiedostoissa (SharePoint/OneDrive). Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi yhteystiedot, viestit, dokumentit, kalenteritiedot ja niihin liittyvät metatiedot.
- Käyttötarkoitus: Käyttäjähallinta ja pääsynvalvonta, seuran sisäinen ja ulkoinen viestintä, tiedostojen hallinta sekä tietoturvasta huolehtiminen.
- Käsittelijä: Palvelut tuottaa Microsoft (EU-alueella Microsoft Ireland Operations Ltd), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun Microsoftin tietosuojaehtojen (Data Protection Addendum) mukaisesti. Tiedot säilytetään Microsoftin pilvipalvelussa.
12. ViVo AI -tekoälypalvelu
ViVo AI on Vieskan Voima ry:n tekoälypohjainen keskustelu- ja kuvanluontipalvelu, joka on käytössä valituilla seuran jäsenillä. Palvelun osalta henkilötietoja käsitellään seuraavasti:
- Kirjautuminen: Palveluun kirjaudutaan seuran Microsoft Entra ID -tunnuksella Azure App Service Authenticationin kautta. Käyttö edellyttää tunnistautumista.
- Keskustelujen käsittely: Keskustelut ja liitteet pidetään vain selaimen muistissa ja katoavat, kun selaimen sivu päivitetään. Niitä ei tallenneta seuran palvelimelle, eikä kehitysympäristöön ole liitetty tallennustilaa.
- Tekoälyn koulutus: Palveluun syötettyjä tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
- Tietojen siirto: Syötetyt viestit ja liitteet välitetään käsiteltäväksi Microsoftin Azure-palveluihin ja niiden taustalla oleville mallintarjoajille (mm. Azure OpenAI / Azure AI Foundry). Käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuoja- ja käyttöehtoja.
- Selaimeen tallentuvat tiedot: Selaimeen tallentuu paikallisesti vähäisiä käyttöasetuksia (mm. teemavalinta sekä token- ja kustannuslaskurin lukemat). Nämä eivät siirry seuran palvelimelle.
- Käyttäjän vastuu: Palveluun ei tule syöttää arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tietoja eikä muiden henkilöiden henkilötietoja.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus:
- tarkastaa itseäsi koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista;
- peruuttaa tai muuttaa antamasi suostumus;
- vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista henkilökohtaiseen erityistilanteeseesi perustuen;
- vastustaa milloin tahansa ja maksutta suoramarkkinointiin liittyvää käsittelyä, mukaan lukien profilointi;
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).
Osaa tiedoista voit tarkastella ja hallita itse Suomisport-palvelun omilla asetuksilla. Voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamispyyntöä vain laissa säädetyin perustein.
14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt esitetään kirjallisesti seuran puheenjohtajalle tai johtokunnalle.
15. Muutokset selosteeseen
Vieskan Voima ry varaa oikeuden muuttaa selosteen sisältöä. Olennaisista muutoksista pyritään tiedottamaan. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua selosteen sisältöön säännöllisesti.