Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 24.5.2018
KEITÄ OLEMME
Olemme Ylivieskassa toimiva urheiluseura Vieskan Voima ry.
MITÄ HENKILÖTIETOA KERÄÄMME JA MIKSI
Jäsenrekisteriin jäseniltä kerätään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi ja huoltajan nimi. Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenmaksujen luontiin, harrastajien kanssa kommunikointiin, kilpailuihin ja lajiliittoihin liittyvässä toiminnassa. Kilpailevilta harrastajilta voidaan myös kerätä tarkka syntymäaika ja paino. Lisäksi voidaan kerätä vaatteitten kokoja yhteisiä asustetilauksia varten.
REKISTERINPITÄJÄ
Vieskan Voima ry
REKISTERIN NIMI
Vieskan Voiman jäsenrekisteri
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu jäsensuhteen ja/tai muun sopimuksen täytäntöönpaneminen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Toiminnan ja palveluidemme kehittäminen.
- Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen.
- Jäsensuhteemme hoitaminen.
- Toiminnan ylläpidon suorittamat tutkimus- ja tilastointitarkoitukset.
- Yhdistyksen omien tapahtumien mainonnan kohdentaminen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
- Etu- ja sukunimi
- Huoltajan nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Syntymävuosi/syntymäaika
- Harrastajan ryhmä, paino, vaatekoko
REKISTERIN TIETOLÄHTEET
- Rekisteriin syntyy tietoa rekisteröityjen itsensä tai huoltajiensa ilmoittamana.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
- Tietoja voidaan luovuttaa lajiliitoille.
- Tietoja kilpailevista harrastajista luovutetaan kilpailujen järjestäjille. Esimerkiksi nimi, painoluokka ja syntymäaika.
TIETOJEN SUOJAUS JA SÄILYTYS
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne yhdistyksen jäsenet, joilla toimintansa puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Säilytämme henkilötietoja jäsenrekisterissä 12kk ajan kauden vaihtumisen jälkeen. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
OIKEUTESI JÄSENENÄ
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
YHTEYDENOTOT
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti seuran puheenjohtajalle tai johtokunnalle jossa ne käsitellään.
SELOSTETTA KOSKEVAT MUUTOKSET
Vieskan Voima ry varaa oikeuden muuttaa selosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua selosteen sisältöön säännöllisesti.